第５回 必要な情報だけを見やすく表記
■件数は単純なので、逆に間違いやすいのです
検数をしている時に、途中話かかけてこられたら、もう今までの数を忘れてしまうことを経験していると思います。数を数えることは、そう簡単なことではないのです。以外にも単純な作業であるがゆえに、逆に検数ミスが発生しやすい作業の１つです。
■情報は整理して削減し、迷いをなくすように改善します
不要な情報は、すぐに撤去して必要な情報と入れ替えましょう。これを1回でも経験するだけで、情報を見る眼が一変に変わります。必要な場所に必要な情報が、必要な時に提供できる仕組みも合わせて変えます。さらに高さも統一して合わせます。
次に帳票類を工程ごとに並べていきます。工程間で受け渡しする時に、情報交換する場合に転記作業があれば、間違えやすくなりますので確認してください。
■単純化して、色、形、数字、文字の順番で考え表記していきます
少ない情報を目立させて誰でも間違いなく伝わるように、ひと手間ひと工夫します。まず単純化して、要らないものを“そぎ落とし”します。俳句のように、五七五にまとめる感じです。あと色、形、数字、文字の順番で表記し直すと視覚的にもわかりやすくなります。色はあまり多く使うと混乱するので、黒、赤、青、緑の４色程度。それから●△■といった形状も区分しやすいので、色と併用してみましょう。
図1. 左の〇の数はいくつでしょうか？右は？
図２．携帯とiPodの差し込みに色を付けて、表裏がわかるようにしました
